Тема
Управление на комуникациите с договорите на FIDIC
Д-р инж. Адриана Спасова, член на Комитета по договорите на FIDIC и член на УС на Българското общество по строително право (БОСП):
През изминалите 20 месеца с подкрепата на вестник „Строител“ Ви запознахме с предимствата на всяка от основните форми на FIDIC за услуги и строителство, с взаимодействието на тези договори с нормативната уредба, с подготовката на тръжна документация за строителство, с ролята на консултанта за администрирането на договорите на FIDIC и с възможностите за използването на BIM с тези договори. Ако сте пропуснали някои от материалите в рубриката „Месечна порция FIDIC“, можете да ги откриете на сайта на изданието www.vestnikstroitel.bg.
Преди пет месеца започнахме да се фокусираме върху всяка от областите знания за управление на проекти, за да демонстрираме наличните инструменти в договорите на FIDIC. В тази порция ще се спрем на управлението на комуникациите, което е изключително важно за успешното управление на проекта и гарантиране правата на Страните.
Значимост на комуникациите в строителството
Управлението на комуникациите е изключително важно за успешното изпълнение на договорите. Комуникациите по проекта трябва да се управляват активно, за да се гарантира, че предаваната информация е генерирана, получена и разбрана по подходящ начин. Комуникациите могат да окажат сериозно влияние върху бюджета и графика на проекта и да доведат до искове. Комуникациите по проекта са от решаващо значение за свеждане до минимум на въздействието на рисковете и за предотвратяване на спорове.
Големите сложни проекти се нуждаят от съгласувано централизирано управление на комуникациите между основните заинтересовани страни, за да се осигури ефективен и ефикасен достъп до и разпространение на информацията по проекта. Водещата организация следва да централизира съхранението, контрола и разпространението на документи, като установи подходящи правила за достъп и оторизация.
Комуникацията се счита за най-важната предпоставка за успех, а липсата ѝ е може би най-значимият фактор за човешкия провал.
Самото съобщение и начинът, по който то се предава, се влияят от текущото емоционално състояние, знанията, произхода, личността, културата и предразсъдъците на изпращащия. Културното многообразие умножава влиянията, които могат да изкривят интерпретацията на съобщението от страна на получателя (Фигура 1). Хора от различни националности, религии и култури, с различен опит и знания (включително езикови умения) се събират за проекта в нова среда. Гладката и прозрачна комуникация е от решаващо значение за изграждането на екипа и ефективното управление на проекта. Известното указание на Илон Мъск към неговите служители е насочено точно към това: „Прекомерната употреба на измислени съкращения е значителна пречка за комуникацията. Всъщност никой не може да запомни всички тези съкращения, а хората не искат да изглеждат глупави на среща, затова просто седят в неведение. Това е особено тежко за новите служители.“ Твърдението му е напълно приложимо към специфичния за обекта жаргон при големите международни проекти, който затруднява и изолира новите членове на екипа.
Подобрените комуникации биха довели до по-малко забавяне и по-ниски разходи. Удовлетвореността на всички заинтересовани страни както от процеса, така и от качеството на продукта, би могла да се подобри, ако те комуникират по-добре.
PMBOK®1 дава пет препоръки за писмената комуникация:
1) правилна граматика и правопис;
2) краткост на изказа и премахване на излишните думи;
3) ясна цел и изказ, насочени към нуждите на получателя;
4) последователна логика на идеите;
5) контролиране на потока от думи и идеи.
Правила за официални съобщения в договорите на FIDIC за строителство
Основната цел на Под-Клауза 1.3 е да осигури правила за ефективно изпращане и получаване на официални съобщения по Договора. Под-Клауза 1.3 в книгите за големи обекти прави разграничение между даването на Уведомление (включително Уведомление за несъгласие/за Иск) или на друг вид съобщение (включително приемане, потвърждение, съвет, споразумение, одобрение, сертификат, Иск, съгласие, решение, определение, несъгласие, освобождаване от отговорност, инструкция, Липса на възражение, протокол от срещa, разрешение, предложение, запис, отговор, доклад, молба, Преглед, Отчет, становище, представяне или друг подобен тип съобщение).
Изискванията към всяко официално съобщение при тези договори са:
i. да е в писмена форма (съгласно Под-Клауза 1.2(d) това означава написано на ръка, напечатано, принтирано или създадено по електронен път, в резултат на което е налице дълготраен запис);
ii. ако е Уведомление, да се обозначи като Уведомление. Ако е друга форма на съобщение, да се обозначи като такова и да включва препратка към разпоредбата на Договора, доколкото е уместно (за разлика от правилото в Бялата книга поради сериозния ефект върху валидността на Уведомлението при тези договори изискването за позоваване на Клаузата, съгласно която е издадено, е приложимо за други съобщения, но не и за Уведомленията. При Зелената книга няма такива строги изисквания);
iii. да бъде оригинал на хартиен носител, подписан от упълномощения представител, или електронен оригинал, генериран от някоя от системите за електронно предаване, посочени в Договорните данни (ако не са посочени, приемливи за Инженера), където електронният оригинал се предава от персоналния електронен адрес на всеки от тези упълномощени представители;
iv. да бъде доставено на ръка (срещу разписка), изпратено по пощата или по куриер (срещу разписка), или предадено посредством някоя от договорените електронни системи за предаване на съобщения;
v. да бъде доставено, изпратено или предадено на адреса за съобщения на получателя, посочен в Договорните данни. В случай че получателят даде Уведомление за друг адрес, всички Уведомления и други съобщения следва да бъдат съответно доставяни на него, след като подателят получи такова Уведомление;
vi. да не бъде необосновано задържано или забавяно;
vii. когато една от Страните или Инженерът издава уведомление или сертификат, копие се изпраща на Инженера или на другата Страна в зависимост от случая; всички други съобщения се изпращат с копие до Страните и/или Инженера, както е посочено в Договора.
Съобщението ще породи действие, след като е получено (или се счита за получено) на актуалния адрес на получателя. Уведомление или друго съобщение, предадено по електронен път, се счита за получено в деня след предаването, при условие че подателят не е получил известие за недоставяне.
В Ръководството за договорите на FIDIC от 2017 г. се посочва, че валидността (или не) на официално съобщение, което е изпратено на адрес или чрез метод на предаване, различен от изискваните съгласно Под-Клауза 1.3, може да зависи от такива въпроси, като последващите действия на получателя, последиците от съобщението и правото, уреждащо договора.
Под-Клауза 1.4 добавя още едно правило: езикът на съобщенията трябва да бъде посочен в Договорните данни. Ако не е посочен, той ще бъде водещият език2 (както при Бялата книга), което може да създаде трудности за многобройния ключов персонал на Страните и да доведе до разногласия и/или спорове.
В Под-Клауза 1.12 са посочени правилата за поверителност.
Изисквания към уведомленията
„Уведомление“ има същото определение като в Бялата книга, но няма изискване за позоваване на разпоредбите на Договора, както за другите съобщения. Не съществува конкретна задължителна форма. Това улеснява уведомяването и управлението на риска, като дава възможност за ранно регистриране и наблюдение на ефекта от събитията/обстоятелствата.
Разпоредбите за Уведомленията се отнасят до съобщаването на събития/проблеми/обстоятелства, чието познаване е необходимо за ефективното управление на проекта. Спазване на разпоредбите за уведомяване:
• е въпрос на добра практика за администриране на договори;
• е ранно предупреждение, което позволява намаляване на риска и следене на документацията;
• може да доведе до възникване на допълнителни права.
Тъй като много договорни права зависят от предоставянето на съобщение, съответните разпоредби трябва да се спазват стриктно, за да има сигурност. Неспазването на договорните разпоредби за уведомяване може да доведе до загуба на права, например при закъсняло или по друга причина невалидно Уведомление за Иск по Под-Клауза 20.2.1 от Жълта книга 2017 г.
Освен задължителните изисквания по Под-Клаузи 1.3 и 1.4, за изготвянето на Уведомленията са приложими следните правила:
(а) Уведомлението трябва да бъде предоставено в рамките на предвидения срок, например:
– Уведомление за Изключително събитие съгласно Под-Клауза 18.2: в срок от 14 дни, след като засегнатата Страна е узнала или е трябвало да узнае за извънредното събитие или обстоятелство; в случай на въздействие от продължаващо събитие като война, съгласно Под-Клауза 18.3 засегнатата Страна следва да изпраща допълнителни Уведомления, описващи последиците, на всеки 28 дни след първото Уведомление и незабавно да изпрати Уведомление, когато престане да бъде засегната;
– Уведомление съгласно Под-Клауза 4.23: при първа възможност след откриването на археологически/геоложки находки, за да се даде възможност за бързо проучване;
– Уведомление за Иск съгласно ПК 20.2.1: при първа възможност, но не по-късно от 28 дни, след като претендиращата страна е узнала или е трябвало да узнае за събитието или обстоятелството;
– Уведомление, в което се посочва Датата на започване съгласно Под-Клауза 8.1: не по-малко от 14 дни преди Датата на започване, за да се даде достатъчно време на Изпълнителя за мобилизация;
– Уведомление до Инженера с искане за издаване на Сертификат за приемане съгласно Под-Клауза 10.1: не по-рано от 14 дни преди очакваната готовност (за да е ясно дали е постижима);
– Уведомление съгласно Под-Клауза 16.1: не по-малко от 21 дни преди спирането от Изпълнителя, за да се даде достатъчно време на Възложителя да отстрани неизпълнението;
(б) определеният срок за изпълнение на мерките, искани чрез Уведомлението, трябва да бъде разумен при всички обстоятелства, съществуващи към момента на неговото даване (например Изпълнителят може да оспори валидността на Уведомлението за отстраняване на неизпълнение съгласно Под-Клауза 15.1, в случай, че Инженерът е посочил срок, в който е невъзможно да се отстрани неизпълнението);
(в) съдържанието на Уведомлението трябва да съответства на съответната разпоредба на Общите условия, както е изменена от Специфичните условия; силно се препоръчва да се използват точно текстовете от разпоредбите на Договора.
На Фигура 2 са представени примери за сроковете и съдържанието на различни Уведомления:
– Уведомлението по Под-Клауза 18.2 за Изключително събитие трябва да бъде дадено в срок от 14 дни, докато Уведомлението по Под-Клауза 20.2.1 за Иск трябва да бъде дадено в срок от 28 дни, така че вероятно и двете трябва да бъдат дадени поотделно, като се спазват правилата на Под-Клауза 1.3, но могат да се дадат и едновременно в 14-дневния срок, ако е ясно, че събитието ще породи право на Иск. Коментаторите смятат, че изискването за даване на допълнителни уведомления на всеки 28 дни в случай на продължаващо въздействие на Изключително събитие съгласно Под-Клауза 18.3 често ще бъде излишно и може да не се спазва. Няма очевидна санкция за непредоставяне на тези допълнителни уведомления, освен евентуалните вреди, които биха могли да възникнат от неизпълнение на Договора по ЗЗД;
– Изпълнителят трябва да изпрати известието по Под-Клауза 4.23 възможно най-скоро след откриването на археологическа/геоложка находка, представляваща интерес, за да се даде възможност за бързо проучване. Изпълнителят може да подаде Уведомление за Иск в рамките на 28 дни съгласно Под-Клауза 20.2.1, ако претърпи забава по критичния път и/или понесе Разходи поради спазването на инструкциите. Няма пречка двете Уведомления да се дадат в едно, но в предмета ясно трябва да е посочено, че това е и Уведомление за Иск.
Срещи
Записите от срещи, наричани протоколи от срещи:
• са изброени в Под-Клауза 1.3 сред официалните съобщения по договора;
• могат да протоколират намерението за предоставяне на официални инструкции и Уведомления, но не могат да ги заместят: тези Уведомления трябва да бъдат изпратени отделно, като се спазват съответните изисквания.
Под-Клауза 3.8 на Червена/Жълта/Изумрудена книга изрично изисква от Инженера да води протокол от всяка среща на ръководството и да го разпространява до участниците и Възложителя, като определя отговорностите в съответствие с Договора за действията, които трябва да бъдат предприети. Инженерът е отговорен за управлението на срещата, включително подготовката на дневния ред, поканите до основните участници, управлението на конфликтите по време на срещата, постигането на съгласие за навременни действия и протоколирането им. Правилното управление на срещите спомага за ефективно и ефикасно решаване на проблемите.
Цифровите инструменти могат да помогнат за доброто управление на комуникациите:
• платформите за онлайн срещи спестяват време и въглеродни емисии и дават възможност за присъствие на важни участници, работещи на различни места;
• софтуерът за виртуални срещи улеснява споделянето на документи и визуализацията на проблеми на Площадката, като същевременно поддържа дискусията фокусирана върху темата;
• при виртуална среща участниците не могат да се прекъсват взаимно и обикновено управлението на конфликти е по-лесно;
• платформите за виртуални срещи дават възможност за запис, който може да бъде прегледан от поканените лица, които не са могли да присъстват на срещата;
• визуализацията на голям екран на BIM и презентациите улесняват дискусията (понякога се предпочитат срещи лице в лице, за да могат хората да се опознаят и да бъдат по-открити в комуникацията, което води до обсъждане и намиране на по-добри решения);
• както при срещи на живо, така и при виртуални срещи писането на протоколи по време на срещата и споделянето на екрана улеснява сътрудничеството; в противен случай, когато протоколът се разпространява след срещата, мениджъри и юристи, които не са присъствали на срещата, се опитват да променят записа, което създава напрежение.
Онлайн срещите на КИРС (Комисии за избягване и разрешаване на спорове) и посещенията на място се превърнаха в стандарт по време на пандемията COVID-19, което позволи процесът на предотвратяване на спорове да продължи въпреки ограниченията за пътуване. В Правило 3.3 на КИРС от издание 2022 г. на книгите за големи проекти се предвиждат онлайн срещи само при изключителни обстоятелства, но КИРС и Страните могат да се споразумеят за комбинация от лични и онлайн срещи, което спестява време, разходи и въглеродни емисии. За тази цел те трябва да включат в Споразумението за КИРС изменения на Процедурните правила.
Образци за съобщения
Практическите ръководства включват стотици образци за Уведомления и други съобщения, които трябва да се използват внимателно, тъй като са изготвени за определено издание на Общи условия, които могат да бъдат изменени от Специфичните условия. На уеб страницата на „ИКюИ Контрол“ ООД може да намерите над 100 образци за съобщения за Червена и Жълта книга:
https://eqecontrol.com/dev/образци-на-документи/
Зелената книга съдържа 40 образци за съобщения, показани в Таблица 1.
Дигитални инструменти
Информацията за проекта се управлява и разпространява с помощта на различни инструменти, включително електронни инструменти за управление на проекта. Факторите, които оказват влияние върху технологията, включват това дали екипът е на едно място, поверителността на всяка информация, която трябва да бъде споделена, и ресурсите, с които разполагат членовете на екипа. Информационната система за управление на проекта позволява участниците в проекта лесно да извличат актуалната информация, от която се нуждаят. Всички документи могат да се съхраняват в определен виртуален облак, достъпен за всички участници в проекта от всяка точка (от отдалечена точка или от всяка локална мрежа с интернет връзка). Трябва да се създаде система за управление на достъпа до данните по Договора.
Използването на BIM като единно хранилище на пълните данни за проекта (генерирани и координирани едновременно от всички страни, участващи в различните фази на проекта - от идейния проект до експлоатацията и поддръжката) може да осигури по-добро разбиране на проекта и да улесни ефективната комуникация, координация и сътрудничество чрез избягване на грешки и пропуски. BIM създава прозрачна среда, изграждаща доверие сред участниците в проекта. Прозрачната комуникация:
• осигурява бърз работен процес, водещ до повишаване на производителността;
• осигурява актуалната информация за проектния екип, като го кара да се чувства компетентен, което води до по-висока мотивация и ангажираност;
• предотвратява недоразумения и изчиства съществуващите такива;
• укрепва взаимоотношенията и дава възможност за по-добро вземане на решения.
Освен цифровите инструменти, използвани за срещи, и информационната система, разгледани по-горе, екипите използват съвременни цифрови инструменти за неформална комуникация, като например:
• интранет: частна мрежа, свързана чрез интернет;
• приложения като Viber, WhatsApp и др. за мобилни телефони, таблети, компютри, позволяващи групови чатове, видеоразговори, споделяне на снимки, видеоклипове и файлове и създаване на анкети;
• екрани за разпространение на информация на Площадката;
• вътрешни социални мрежи.
MS Teams улеснява срещите и чатовете онлайн, дискусиите във форум, споделянето на файлове и едновременната работа по тях.
Цифровите приложения, използващи информация от дронове, видеонаблюдение и сензори, съчетани с изкуствен интелект, могат да сравняват напредъка на обекта с цифровия близнак, автоматизирайки отчитането и уведомяването. Изкуственият интелект като ChatGPT отива по-далеч, предоставяйки незабавни отговори на въпроси и рационализирайки комуникацията между участниците в проекта.
Под-Клауза 1.3 дава възможност за постигане на споразумение относно системите за електронно предаване. Специфичните условия могат да премахнат изискването за един хартиен оригинал за документите на Изпълнителя по Под-Клауза 1.8, докладите за напредъка по Под-Клауза 4.20, заявленията за плащане по Клауза 14, като остане само електронното предаване за всички официални съобщения. Без хартия проектът може да се изпълнява с ефикасни комуникации при икономия на въглеродни емисии.
Инструментариумът на ЕС за въвеждане на цифрови разрешителни за строеж ще подпомогне автоматизираните проверки за съответствие, като предостави набор от методологически и технологични инструменти за пълно цифровизиране на издаването на разрешения за строеж и частично автоматизиране на проверките за съответствие на инвестиционните проекти. ЕК очаква подобряване на ефективността с 60%, което ще доведе до въвеждането на цифрови разрешителни от потенциално 85% от общините в Европа. Това изисква:
• дигитализиране на процесите в общините, което ще позволи прилагането на нови методи и бизнес модели;
• разработване стандарти за отворени данни, включително BIM, 3D модели на градове и взаимна интеграция (GeoBIM);
• повишаване квалификацията на служителите и потребителите;
• подобряване, съгласуване и интегриране на технологиите.
В следващата „Месечна порция FIDIC” през април 2026 г. очаквайте „Управление на риска с договорите на FIDIC“.
1 PMI Inc, PMBOK® Guide (седмо издание 2017 г.) стр. 363.
2 Водещ език на Договора е този, посочен в Договорните данни (ако не е посочен, езикът на Договорните Условия).
